Datenschutzerklärung Klartext

1. Verantwortlicher und Kontakt

InputLab GmbH, Beim Ellernsteg 1, 66125 Saarbrücken, Deutschland
Telefon: +49 6897 9360102
E-Mail: info@inputlab.net

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die webbasierte Anwendung Klartext unter klartext.inputlab.net, derzeit in der Free Beta. Für unsere Website inputlab.net gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Klartext richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Organisationen. Nutzer sind in der Regel deren Beschäftigte.

3. Hosting

Klartext wird auf von uns gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH mit Rechenzentrum in Deutschland betrieben; dort liegen auch die Sicherungskopien. Unseren eigenen Mailserver betreiben wir auf einem gemieteten Server der lima-city GmbH, ebenfalls in Deutschland. Auch unsere Kundenverwaltung (Abschnitt 4.11) betreiben wir selbst auf gemieteten Servern dieser beiden Anbieter. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Welche Daten wir wofür verarbeiten

4.1 Registrierung und Nutzerkonto

Zur Free Beta laden wir Organisationen persönlich ein. Bei der Registrierung und für Ihr Nutzerkonto verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse sowie, falls Sie diese angeben, Ihre Organisation und Ihre Rolle. Die Anmeldung erfolgt über einen Einmal-Link, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden; Passwörter speichern wir nicht. Außerdem speichern wir die Bestätigung, dass Klartext beruflich genutzt wird, und wann Sie welcher Fassung der Teilnahmebedingungen zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für den Zustimmungsnachweis Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit des Vertragsschlusses).

4.2 Ihre Inhalte

Sie geben in Klartext User Stories und ähnliche Anforderungsbeschreibungen ein, legen Kriterienprofile an, beantworten Klärungsfragen und übernehmen Vorschläge. Diese Inhalte speichern und verarbeiten wir, um die Prüfung und Bearbeitung zu ermöglichen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach den Teilnahmebedingungen dürfen diese Inhalte keine personenbezogenen Daten enthalten, insbesondere keine Namen oder Kontaktdaten von Kollegen, Kunden oder anderen Personen. Gelangen dennoch personenbezogene Daten in Klartext, löschen wir sie auf Hinweis.

Wir nutzen Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen.

4.3 KI-gestützte Prüfung

Für Prüfergebnisse, Klärungsfragen und Formulierungsvorschläge übermitteln wir ausschließlich den jeweiligen Story-Text und das verwendete Kriterienprofil an KI-Sprachmodelle, die in der EU betrieben werden. Konto- oder Kontaktdaten werden dabei nicht übermittelt. Die Anfragen leiten wir über den Vermittlungsdienst OpenRouter, Inc. (USA) an die Modelle weiter. Für alle Anfragen ist eingestellt, dass die Anbieter die Inhalte nicht speichern (Zero Data Retention) und nicht zum Training verwenden. OpenRouter speichert zu jeder Anfrage technische Metadaten wie Zeitpunkt, Modell und Umfang, jedoch nicht den Inhalt. Bei der Weiterleitung durch OpenRouter kann die Anfrage auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeitet werden; die Anfragen enthalten jedoch keine Konto- oder Kontaktdaten und nach den Teilnahmebedingungen keine personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die KI-gestützte Prüfung die Kernleistung von Klartext ist.

Die Ergebnisse sind Vorschläge. Sie werden erst übernommen, wenn Sie sie bestätigen.

4.4 Server-Logs und Sicherheit

Beim Aufruf von Klartext verarbeiten wir automatisch technische Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Statuscode und Browserkennung. Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logs werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

4.5 Fehleranalyse

Tritt ein technischer Fehler auf, erfasst unser selbst betriebenes Fehler-Tracking auf unseren eigenen Servern eine Fehlermeldung mit technischen Angaben (Fehlertext, Browser, betroffene Ansicht, Zeitpunkt, Version) sowie der Kennung Ihres Nutzerkontos und Teams, damit wir Fehler schnell finden und beheben können. E-Mail-Adressen und Cookies werden dabei nicht erfasst; ein Fehlertext kann im Einzelfall Ausschnitte aus Story-Inhalten enthalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Fehlermeldungen werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

4.6 Nutzungsauswertung

Wir werten aus, wie Klartext genutzt wird, etwa wie viele Prüfungen durchgeführt und wie viele Vorschläge übernommen werden. Dafür nutzen wir ausschließlich die ohnehin in Klartext gespeicherten Daten; wir setzen dafür kein zusätzliches Analysewerkzeug ein und speichern nichts zusätzlich in Ihrem Browser. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst und dient der Verbesserung von Klartext (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.7 Feedback-Funktion

Über die Feedback-Funktion in Klartext können Sie uns Hinweise, Fehler und Wünsche schicken. Wir speichern dabei Ihren Text, Ihr Nutzerkonto und technische Angaben zur aktuellen Ansicht (z. B. geöffnete Ansicht, Sprache, Browser und Fenstergröße). Den Text der aktuellen Story übermitteln Sie nur, wenn Sie dies ausdrücklich auswählen; dann speichern wir eine Kopie der Story zum Zeitpunkt des Absendens. Screenshots oder Klickpfade werden nicht erfasst. Das Feedback wird in Klartext gespeichert; unser Team erhält eine Benachrichtigung per E-Mail über unseren eigenen Mailserver, ohne den Story-Text. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihres Feedbacks und der Verbesserung von Klartext (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine namentliche Nennung als Referenz erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung.

4.8 Feedback-Gespräche

Wir laden Teilnehmer per E-Mail zu freiwilligen Feedback-Gesprächen ein. Die Gespräche finden als Videokonferenz über Microsoft Teams statt. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wenn Sie teilnehmen, verarbeitet Microsoft die dafür nötigen Daten, etwa Name, technische Verbindungsdaten und gegebenenfalls Bild und Ton. Wir haben mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen; Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Ihre Aussagen halten wir in Notizen fest. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung von Klartext (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Aufzeichnung des Gesprächs erfolgt nur, wenn Sie vorher ausdrücklich einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4.9 E-Mails zur Nutzung

Wir senden Ihnen E-Mails, die für die Nutzung erforderlich sind, etwa Anmelde-Links, Hinweise zu Änderungen der Teilnahmebedingungen, zum Ende der Free Beta oder Einladungen zu Feedback-Gesprächen. Wir versenden sie über unseren eigenen Mailserver (siehe Abschnitt 3). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Einladungen zu Feedback-Gesprächen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Werbliche E-Mails senden wir nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung.

4.10 Support-Anfragen

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.11 Kundenverwaltung

Ihre Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Organisation und Rolle), Ihre Zustimmungen zu den Teilnahmebedingungen und Ereignisse zu Ihrem Zugang, etwa die Anlage, Deaktivierung oder Löschung Ihres Nutzerkontos und Änderungen an der Zahl der Plätze Ihres Teams, übernehmen wir automatisiert in unsere selbst betriebene Kundenverwaltung. Dort führen wir die Kundenbeziehung zu Ihrer Organisation und bewahren die Nachweise über den Vertragsschluss und seine Beendigung auf. Ihre Inhalte aus Klartext (Abschnitt 4.2) gelangen nicht in die Kundenverwaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Nachweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit von Vertragsschluss und Vertragsende).

Zur Auswertung offener Aufgaben in der Kundenverwaltung setzen wir einen KI-Assistenten der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, als Auftragsverarbeiter ein; dabei können Name, E-Mail-Adresse und Organisation verarbeitet werden. Eine Verarbeitung in den USA ist möglich und erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Cookies und Speicherung in Ihrem Browser

Klartext verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie, um Sie nach der Anmeldung angemeldet zu halten. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Cookies oder Speicherungen in Ihrem Browser setzen wir nicht ein.

6. Empfänger

Wir geben Ihre Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb von Klartext benötigen: Hosting der Anwendung (Hetzner Online GmbH, Deutschland), Hosting unseres Mailservers (lima-city GmbH, Deutschland), Vermittlung der KI-Anfragen (OpenRouter, Inc., USA; ohne Konto- oder Kontaktdaten), Betreiber von KI-Sprachmodellen mit Rechenzentren in der EU (ohne Konto- oder Kontaktdaten), Videokonferenzen für Feedback-Gespräche (Microsoft) sowie der KI-Assistent für unsere Kundenverwaltung (Anthropic Ireland, Limited; Verarbeitung in den USA möglich). Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Software, die wir selbst betreiben, übermittelt keine Daten an ihre Hersteller.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist.

Soweit Daten auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln in Drittländer übermittelt werden, können Sie eine Kopie dieser Garantien per E-Mail an info@inputlab.net anfordern.

7. Speicherdauer

Daten	Speicherdauer
Nutzerkonto	Für die Dauer der Teilnahme. Wird ein einzelnes Nutzerkonto gelöscht, entfernen wir Name, E-Mail-Adresse und die übrigen Kontoangaben innerhalb von 30 Tagen aus Klartext; die von diesem Nutzer erstellten Inhalte bleiben der Organisation ohne Bezug zur Person erhalten. Die Nachweise über Zustimmung und Löschung bleiben in unserer Kundenverwaltung (siehe unten)
Inhalte der Organisation	Für die Dauer der Teilnahme; endet die Teilnahme oder wird die Organisation gelöscht, 30 Tage zum Export, anschließend Löschung aller Daten der Organisation
Sicherungskopien	Werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben
Nachweise über die Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen und die Löschung des Nutzerkontos (E-Mail-Adresse, Zeitpunkte, Fassung der Teilnahmebedingungen)	In unserer Kundenverwaltung bis zu 3 Jahre nach Ende der Teilnahme (Verjährungsfrist)
Kundenverwaltung (Kontaktdaten und Ereignisse zu Ihrem Zugang)	Für die Dauer der Kundenbeziehung, danach bis zu 3 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Server-Logs	Spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert
Fehlermeldungen	Spätestens nach 90 Tagen gelöscht
Feedback und Gesprächsnotizen	Mit Personenbezug bis zur Auswertung, spätestens 12 Monate nach Eingang; danach entfernen wir Namen und andere Angaben zur Person, die Erkenntnisse bleiben anonym erhalten
Support-Anfragen	Bis zur Erledigung, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht

8. Pflicht zur Bereitstellung

Eine gesetzliche Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, besteht nicht. Name und E-Mail-Adresse sind jedoch für die Nutzung von Klartext erforderlich; ohne sie können wir keinen Zugang einrichten. Angaben zu Organisation und Rolle sind freiwillig, soweit sie als optional gekennzeichnet sind. Die Teilnahme an Feedback-Gesprächen ist freiwillig.

9. Automatisierte Entscheidungen

Die KI-gestützten Ergebnisse sind Vorschläge zu Ihren Texten. Eine automatisierte Entscheidung über Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@inputlab.net.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

11. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere durch verschlüsselte Übertragung (TLS), eine Anmeldung ohne gespeicherte Passwörter und einen auf wenige Personen beschränkten Zugriff auf die Produktivdaten.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Klartext oder die Rechtslage ändert, spätestens zum Verkaufsstart. Es gilt die jeweils in der Anwendung veröffentlichte Fassung.

Stand: 19.10.2026